📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」第7回：ChatGPTで議事録からアクションアイテムを抽出する方法【会議の生産性を高める】

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はじめに

会議が終わった後、議事録は残るけれど 「結局、誰が何をやるのか分からない」 ということはありませんか？
そんなときに役立つのが、ChatGPTを使って議事録から アクションアイテム（実行すべきタスク） を抽出する方法です。


この記事では、ChatGPTを活用して「会議を成果につなげる」実践的なステップを紹介します。



ChatGPTでアクションアイテムを抽出するメリット

タスクの抜け漏れを防げる

人力で議事録を精査すると見落としがちですが、AIが自動で候補を洗い出してくれます。


担当者と期限を整理できる

「誰が」「いつまでに」という情報を強調して出力できるため、実務に直結します。


時間を大幅に短縮できる

1時間分の議事録から数分でタスクリストを生成可能。議事録作成の手間を大幅に削減できます。


ChatGPTでアクションアイテムを抽出する手順

Step1：議事録を入力する

会議内容をテキストにしてChatGPTに貼り付けます。


Step2：抽出を依頼する

例：

以下の議事録から、アクションアイテムを抽出してください。
形式：
- タスク内容
- 担当者
- 期限（わかる範囲で）

Step3：担当者や期限を整理する

ChatGPTに「表形式にしてください」と追加依頼すると、より実務で使いやすくなります。


Step4：管理ツールに反映する

Trello、Asana、Notionなどに転記して進捗管理に活用しましょう。



ChatGPTで使えるプロンプト例

シンプル抽出

以下の議事録から、実行が必要なタスクだけを抽出してください。

表形式で整理

以下の議事録をもとに、アクションアイテムを
「タスク内容／担当者／期限」で表形式にまとめてください。



優先度付き

以下の議事録をもとに、アクションアイテムを抽出し、
「高・中・低」の優先度を付けて出力してください。

ChatGPT活用の注意点

議事録の精度が重要

議事録が不十分だと、AIも正確なタスクを抽出できません。要点を押さえた議事録を用意しましょう。


曖昧な部分は補足が必要

「検討する」「確認する」など曖昧な表現は、具体的に落とし込むのは人間の役割です。


個人情報・機密情報の扱い

外部のAIに入力する際は、社内規定に従い情報の取り扱いに注意してください。



まとめ

  • ChatGPTは議事録からタスクを自動抽出するのに有効

  • 手順は「議事録を入力 → アクション抽出依頼 → 整理 → 管理ツールへ反映」

  • 表形式や優先度を指定することで実務に直結

  • 機密情報や曖昧表現の扱いには注意が必要




・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

・第3回「ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】」はこちら。

・第4回「ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る方法【効率的にスライド構成を作成】」はこちら。

・第5回「ChatGPTで社内規程やマニュアルを簡単に作る方法【効率的にドキュメント作成】」はこちら。

・第6回「ChatGPTでタスク管理＆プロジェクト管理をサポートする方法」はこちら。




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