📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」第5回：ChatGPTで社内規程やマニュアルを簡単に作る方法【効率的にドキュメント作成】

はじめに

社内規程やマニュアルは、会社運営に欠かせない重要なドキュメントです。
しかし、ゼロから作るとなると膨大な時間がかかり、「どんな書き方をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いはず。

そこで役立つのが ChatGPTを使った規程・マニュアル作成 です。
この記事では、ChatGPTで効率的に社内文書を整備する方法を紹介します。

ChatGPTで規程やマニュアルを作るメリット

叩き台を短時間で作れる

ゼロから考える必要がなく、AIがベースの文章を数分で生成してくれます。

抜け漏れを防ぎやすい

「必要な章立てを出して」と依頼すると、一般的な構成を自動で提示してくれます。

用途に合わせたトーン調整が可能

フォーマル／分かりやすくカジュアル／教育用など、指定した口調で文章を作成できます。

ChatGPTで規程・マニュアルを作る手順

Step1：対象と目的を明確にする

「新人研修用マニュアル」なのか「テレワーク勤務規程」なのか、用途をはっきり伝えます。

Step2：ChatGPTに章立てを依頼する

例：


テレワーク勤務規程を作成したいです。
条件：
- 一般企業向け
- 章立て形式で出力
- 労務管理や勤務時間のルールを含める

Step3：具体的な内容を展開する

出力された章立てをもとに、「第1章だけ詳細に書いて」などと依頼すると、精度の高い文案が得られます。

Step4：自社のルールに合わせて修正する

最終的に、自社の実情や法的要件に沿うよう調整して完成させます。

ChatGPTで使えるプロンプト例

社内規程の叩き台を作る


中小企業向けの就業規則の叩き台を作成してください。
条件：
- 日本の労働基準法を意識
- 労働時間・休暇・懲戒規定を含む

マニュアルの作成


新入社員向けの業務マニュアルを作ってください。
条件：
- 業務の流れをステップ形式で
- 図解がある前提で文章を簡潔に

フォーマット指定


以下の研修内容を、研修マニュアルの形式にまとめてください。
条件：
- 「目的」「手順」「注意点」の3項目で出力

ChatGPTを活用する際の注意点

法的チェックは必須

労務規程や契約関連は、必ず専門家の確認を経てから運用しましょう。

社内特有のルールは反映する

AIは一般的な内容を生成するため、自社固有の制度や慣習は追記が必要です。

更新のたびに再利用できる

改訂や追加部分だけChatGPTに依頼すれば、運用コストを下げられます。

まとめ

ChatGPTは社内規程やマニュアルの叩き台作成に最適
手順は「対象を明確にする → 章立て依頼 → 詳細化 → 自社用に修正」
法的確認や社内ルール反映は必須だが、大幅な効率化が可能

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

・第3回「ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】」はこちら。

・第4回「ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る方法【効率的にスライド構成を作成】」はこちら。

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