📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」第5回：ChatGPTで社内規程やマニュアルを簡単に作る方法【効率的にドキュメント作成】

はじめに

社内規程やマニュアルは、会社運営に欠かせない重要なドキュメントです。
しかし、ゼロから作るとなると膨大な時間がかかり、「どんな書き方をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いはず。

そこで役立つのが ChatGPTを使った規程・マニュアル作成 です。
この記事では、ChatGPTで効率的に社内文書を整備する方法を紹介します。

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ChatGPTで規程やマニュアルを作るメリット

叩き台を短時間で作れる

ゼロから考える必要がなく、AIがベースの文章を数分で生成してくれます。

抜け漏れを防ぎやすい

「必要な章立てを出して」と依頼すると、一般的な構成を自動で提示してくれます。

用途に合わせたトーン調整が可能

フォーマル／分かりやすくカジュアル／教育用など、指定した口調で文章を作成できます。

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ChatGPTで規程・マニュアルを作る手順

Step1：対象と目的を明確にする

「新人研修用マニュアル」なのか「テレワーク勤務規程」なのか、用途をはっきり伝えます。

Step2：ChatGPTに章立てを依頼する

例：

テレワーク勤務規程を作成したいです。
条件：
- 一般企業向け
- 章立て形式で出力
- 労務管理や勤務時間のルールを含める

Step3：具体的な内容を展開する

出力された章立てをもとに、「第1章だけ詳細に書いて」などと依頼すると、精度の高い文案が得られます。

Step4：自社のルールに合わせて修正する

最終的に、自社の実情や法的要件に沿うよう調整して完成させます。

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ChatGPTで使えるプロンプト例

社内規程の叩き台を作る

中小企業向けの就業規則の叩き台を作成してください。
条件：
- 日本の労働基準法を意識
- 労働時間・休暇・懲戒規定を含む

マニュアルの作成

新入社員向けの業務マニュアルを作ってください。
条件：
- 業務の流れをステップ形式で
- 図解がある前提で文章を簡潔に

フォーマット指定

以下の研修内容を、研修マニュアルの形式にまとめてください。
条件：
- 「目的」「手順」「注意点」の3項目で出力

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ChatGPTを活用する際の注意点

法的チェックは必須

労務規程や契約関連は、必ず専門家の確認を経てから運用しましょう。

社内特有のルールは反映する

AIは一般的な内容を生成するため、自社固有の制度や慣習は追記が必要です。

更新のたびに再利用できる

改訂や追加部分だけChatGPTに依頼すれば、運用コストを下げられます。

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まとめ

• ChatGPTは社内規程やマニュアルの叩き台作成に最適

• 手順は「対象を明確にする → 章立て依頼 → 詳細化 → 自社用に修正」

• 法的確認や社内ルール反映は必須だが、大幅な効率化が可能

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

・第3回「ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】」はこちら。

・第4回「ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る方法【効率的にスライド構成を作成】」はこちら。

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📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第4回：ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る方法【効率的にスライド構成を作成】

はじめに

プレゼン資料を作るとき、最も時間がかかるのが「構成を考える」段階です。


どんな順序で話すべきか、どの情報を強調すべきか、悩んで手が止まってしまう方も多いのではないでしょうか。

そんなときに役立つのが ChatGPTを使ったプレゼン資料の素案作成 です。
この記事では、ChatGPTを活用して効率よくスライド構成を考える方法を紹介します。

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ChatGPTでプレゼン素案を作るメリット

構成づくりの時間を短縮できる

ゼロから考えるより、AIに叩き台を作ってもらうことで効率化できます。

論理的な流れを整理できる

「問題 → 解決策 → 結果」といった定番フレームを自動で提示してくれるため、わかりやすい構成になります。

アイデアの幅が広がる

自分では思いつかなかった切り口をChatGPTが提案してくれることもあります。

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ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る手順

Step1：プレゼンの目的を伝える

まず「何のためのプレゼンか」をChatGPTに明確に伝えます。
例：「新規サービスの導入提案」「大学の研究発表」「営業プレゼン」など。

Step2：ChatGPTに構成を依頼する

例：

新規サービス導入を社内で提案するプレゼン資料の構成を作ってください。
条件：
- スライドは10枚以内
- 問題提起 → 解決策 → 導入メリット → コスト → 結論 の流れ

Step3：出力された構成をカスタマイズする

ChatGPTが提示した素案をもとに、自分の会社やプロジェクトの実情に合わせて修正します。

Step4：スライド化する

PowerPointやGoogleスライドに落とし込み、必要なデータや画像を追加して完成させます。

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ChatGPTで使えるプロンプト例

シンプル構成を依頼する

新商品の紹介プレゼンの資料構成を5枚で考えてください。

詳細な流れを指定する

大学の研究発表用のプレゼン資料を作りたいです。
条件：
- 15分の発表
- 背景 → 目的 → 方法 → 結果 → 考察 → まとめ の流れで作成

具体的なスライド内容まで依頼する

以下のサービス概要を基に、営業用プレゼン資料のスライド素案を作ってください。
条件：
- 10枚
- 各スライドに「タイトル」「要点3つ」を出力

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ChatGPTを活用する際の注意点

実データは自分で補足する

ChatGPTは一般的な情報を整理するのは得意ですが、実際の数値や固有情報は必ず自分で追加しましょう。

長すぎる構成は分割する

無料版では文字数制限があるため、必要に応じて「前半」「後半」で分割して依頼するとスムーズです。

プレゼンの目的に沿って調整する

AIの出力をそのまま使うのではなく、目的（説得／説明／報告）に合わせて修正が必要です。

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まとめ

• ChatGPTはプレゼン資料の「素案づくり」に最適

• 手順は「目的を伝える → 構成を依頼する → カスタマイズ → スライド化」

• プロンプトを工夫すれば、スライド枚数や内容の粒度も自由に調整可能

• 時間短縮だけでなく、発想の幅を広げる効果も期待できる
  

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

・第3回「ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】」はこちら。

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📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第3回：ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】

はじめに

会議資料や報告書、調査レポートなど、仕事で扱う資料は年々増えています。


「全部読む時間がない」「要点だけ知りたい」というときに役立つのが ChatGPTを使った資料要約 です。

この記事では、ChatGPTで資料要約を効率化する具体的な手順や、使えるプロンプト例をご紹介します。

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ChatGPTで資料要約するメリット

読む時間を大幅に短縮できる

数十ページある資料も、ChatGPTなら数分で要点をまとめてくれます。

要点を見落としにくい

「重要なポイントだけ抽出して」と依頼すれば、抜け漏れを防ぎながら整理可能です。

フォーマットを指定できる

「箇条書き」「表形式」「3行以内」など、用途に応じて出力を調整できます。

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ChatGPTで資料要約をする手順

Step1：資料のテキストを準備する

• PDFならコピーしてテキスト化

• 長文の場合は分割して入力
  
  
  

Step2：ChatGPTに要約を依頼する

例：
条件：
- 500文字以内
- 箇条書きで3点にまとめる

以下の文章を要約してください。

Step3：出力を確認・修正する

重要な部分が省略されていないか確認し、不足があれば追加指示します。

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ChatGPTで使える要約プロンプト例

シンプル要約

以下の資料を300文字以内で要約してください。

箇条書き要約

以下の文章を5つの箇条書きで要約してください。

要点＋提案型要約

以下の報告書を要約し、課題と改善策をまとめてください。

表形式要約

以下の資料を「課題」「原因」「解決策」の3列の表にして要約してください。

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ChatGPTで資料要約するときの注意点

長文は分割して入力する

無料版では入力できる文字数に制限があるため、数ページ単位で分割すると安定します。

正確性の確認は必須

AIは時に省略しすぎることがあります。重要な部分は人間の目でチェックしましょう。

社内資料は取り扱いに注意

機密情報を含む資料は、そのまま入力しないようにしましょう。

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まとめ

• ChatGPTは資料要約に最適なツールで、読む時間を大幅に削減できる

• 手順は「資料を準備 → ChatGPTに要約依頼 → 出力を確認・修正」

• プロンプトを工夫することで、箇条書き・表形式・改善策付きなど多様な要約が可能
  
  
  

まずは短い資料から試して、ChatGPTの要約力を実感してみましょう。

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

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📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第2回：ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】

はじめに

日々の業務で意外と時間を取られるのが「メール文の作成」です。
依頼、謝罪、お礼、クレーム対応など、状況に応じた適切な文面を考えるのは手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのが ChatGPTを使ったメール文案作成 です。
この記事では、ChatGPTを活用して効率よくメール文を作成する手順と、実際に使えるプロンプト例をご紹介します。

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ChatGPTでメール文案を作るメリット

時間を大幅に削減できる

白紙の状態から書き始める必要がなくなり、短時間でメール文案を完成できます。

書き漏れや失礼を防げる

「要件」「依頼内容」「締めの言葉」など、抜けやすい要素をAIが自動で整えてくれます。

シーンに応じた文体を選べる

カジュアルからフォーマルまで、トーンを指定するだけで文章を調整可能です。

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ChatGPTでメールを自動作成する手順

Step1：メールの目的を整理する

「依頼したいのか」「謝罪したいのか」「情報共有なのか」をはっきりさせましょう。

Step2：ChatGPTにプロンプトを入力する

メール文の目的や条件をできるだけ具体的に指示します。

例：

取引先の担当者に、来週の打ち合わせの日程調整をお願いするメール文を作成してください。
条件：
- ビジネス向けの丁寧な言葉遣い
- 複数の日程候補を提示する
- 最後にお礼の一言を入れる

Step3：出力を確認・修正する

固有名詞や細かい事情はAIでは分からないので、最終チェックを忘れずに。

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ChatGPTで使えるメール文プロンプト例

依頼メール

上司に業務報告の確認を依頼するメールを作成してください。
条件：
- ビジネスフォーマル
- 件名と本文を含める

謝罪メール

納期が1日遅れてしまったことを謝罪するメール文を作成してください。
条件：
- 誠実さが伝わるように
- 今後の再発防止策を添える

お礼メール

取引先に訪問後のお礼メールを作成してください。
条件：
- 丁寧な文体
- 今後の継続的なお付き合いを希望する一文を追加

クレーム対応メール

顧客からの問い合わせに対する返信メールを作成してください。
条件：
- お詫びから始める
- 解決策を提示する
- 今後のサポート体制についても言及する

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ChatGPTでメールを作る際の注意点

• 機密情報をそのまま入力しない（会社名・個人名は伏せ字推奨）

• 最終確認は必須（誤字や社内規定に沿った表現か確認）

• トーンを明示する（カジュアル、丁寧、フォーマル など）
  
  
  
  

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まとめ

• ChatGPTを使えば、依頼・謝罪・お礼・クレーム対応などのメールをスピーディーに作成できる

• プロンプトに目的や条件をしっかり伝えるのが成功のコツ

• 最後は人の手で微調整して仕上げると実務で使えるレベルになる
  
  
  

メール作成の手間を減らせば、より重要な業務に集中できます。
ぜひ、日常業務の中でChatGPTを活用してみてください。




・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

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📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第1回：ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】

ChatGPTで議事録を作ると便利な理由

議事録作成の手間を大幅に削減できる

会議が終わったあとに最も面倒なのが「議事録作成」です。
ChatGPTを使えば、文字起こしした会議メモを貼り付けるだけで、短時間で議事録形式にまとめてくれます。

要点を整理してわかりやすくまとめられる

ChatGPTは大量のテキストから要点を抽出するのが得意です。
「議題ごとにまとめて」「決定事項を明記して」などと依頼すれば、見やすい議事録に仕上がります。

会議終了直後に共有できるスピード感

従来なら数時間かかっていた作業も、ChatGPTなら10分以内に完成可能。
チームメンバーへの共有もスムーズになります。

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ChatGPTで議事録を作るために必要なもの

ChatGPTアカウント（無料／有料）

無料版でも利用可能ですが、長時間会議や大量テキストを扱うなら有料版（ChatGPT Plusなど）が安心です。

会議の録音データ（Zoom・Teams・スマホ録音アプリなど）

オンライン会議ツールには録音機能が標準搭載されています。
オフライン会議の場合はスマホのボイスメモでもOK。

文字起こしツール（Notta・Otter.ai・Whisperなど）

ChatGPT単体では音声を直接処理できないため、まずは音声をテキスト化します。
無料でも使えるサービスが多いので導入は簡単です。

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ChatGPTで議事録を作成する手順

Step1 会議を録音する

ZoomやTeamsの録画機能を使うか、スマホで録音しておきましょう。

Step2 音声を文字起こしする

録音データを文字起こしツールにアップロードし、会話をテキストに変換します。

Step3 ChatGPTに依頼して議事録形式に整える

文字起こしデータをChatGPTに貼り付け、以下のように依頼します：

以下の会議メモを議事録にまとめてください。
- 日時
- 出席者
- 議題
- 議題ごとの要点
- 決定事項
- 次回のアクション

Step4 出力を修正して最終版を仕上げる

ChatGPTの出力結果を確認し、専門用語や固有名詞を調整すれば完成です。

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議事録作成で使えるChatGPTプロンプト例

基本の議事録フォーマット指定

「以下の会議メモを、議題ごとに要点・決定事項・次回アクションをまとめてください」

発言者ごとにまとめたい場合

「以下の会議メモを、発言者ごとに区分けしてまとめてください」

決定事項とアクションアイテムを強調する場合

「以下の会議メモを議事録にまとめ、決定事項とアクションを太字で表示してください」

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ChatGPTを活用する際の注意点

機密情報の取り扱いに注意

社外秘の会議では、そのままAIに入力するのはリスクがあります。必要に応じて匿名化や要約を挟みましょう。

長時間会議は文字数制限に注意

ChatGPT無料版は入力制限があるため、長い会議は分割して入力するとスムーズです。

専門用語や固有名詞は手動で整える

AIは一般的な表現が得意ですが、社内特有の略語や名称は正確に直す必要があります。

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ChatGPT＋文字起こしツールで効率化を実現

おすすめの無料ツールと有料ツール

• 無料系：Whisper、Otter.ai（制限あり）

• 有料系：Notta、AmiVoiceなど（高精度・長時間対応可）
  
  
  

自分に合ったツールの選び方

• 会議時間が短い → 無料ツールで十分

• 長時間・精度重視 → 有料ツールがおすすめ
  
  
  
  

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まとめ

• ChatGPTは議事録作成の強力なサポートツール

• 手順は「録音 → 文字起こし → ChatGPTに依頼 → 修正」でシンプル

• プロンプトを工夫することで、より精度の高い議事録が得られる

• 業務効率化や時間削減に直結するので、まずは短い会議から導入してみましょう

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