笑って咲く花になろう

はじめに 会議が終わった後、議事録は残るけれど 「結局、誰が何をやるのか分からない」 ということはありませんか？ そんなときに役立つのが、ChatGPTを使って議事録から アクションアイテム（実行すべきタスク） を抽出する方法です。 この記事では、ChatGPTを活用して「会議を成果につなげる」実践的なステップを紹介します。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出するメリット タスクの抜け漏れを防げる 人力で議事録を精査すると見落としがちですが、AIが自動で候補を洗い出してくれます。 担当者と期限を整理できる 「誰が」「いつまでに」という情報を強調して出力できるため、実務に直結します。 時間を大幅に短縮できる 1時間分の議事録から数分でタスクリストを生成可能。議事録作成の手間を大幅に削減できます。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出する手順 Step1：議事録を入力する 会議内容をテキストにしてChatGPTに貼り付けます。 Step2：抽出を依頼する 例： 以下の議事録から、アクションアイテムを抽出してください。 形式： - タスク内容 - 担当者 - 期限（わかる範囲で） Step3：担当者や期限を整理する ChatGPTに「表形式にしてください」と追加依頼すると、より実務で使いやすくなります。 Step4：管理ツールに反映する Trello、Asana、Notionなどに転記して進捗管理に活用しましょう。 ChatGPTで使えるプロンプト例 シンプル抽出 以下の議事録から、実行が必要なタスクだけを抽出してください。 表形式で整理 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを 「タスク内容／担当者／期限」で表形式にまとめてください。 優先度付き 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを抽出し、 「高・中・低」の優先度を付けて出力してください。 ChatGPT活用の注意点 議事録の精度が重要 議事録が不十分だと、AIも正確なタスクを抽出できません。要点を押さえた議事録を用意しましょう。 曖昧な部分は補足が必要 「検討する」「確認する」など曖昧な表現は、具体的に落とし込むのは人間の役割です。 個人情報・機密情報の扱い 外部のAIに入力する際は、社内規定に従...

はじめに 日々の業務やプロジェクト進行では、 「タスクの抜け漏れ」や「スケジュールの遅延」 が大きな課題になりがちです。 そこで役立つのが ChatGPTをタスク管理やプロジェクト管理のサポートツールとして活用する方法 です。 この記事では、ChatGPTを活用して業務管理を効率化する具体的な手順やプロンプト例を紹介します。 ChatGPTでタスク管理を行うメリット 抜け漏れ防止につながる ChatGPTに「タスクを洗い出して」と依頼すると、必要な作業をリストアップしてくれます。 優先順位を整理できる 「重要度と期限を基準に並べ替えて」と依頼すれば、優先度の高いタスクが明確になります。 柔軟に形式を変えられる 箇条書き・表形式・ガントチャート形式など、状況に合わせて出力可能です。 ChatGPTでタスク管理をする手順 Step1：プロジェクトの概要を伝える 例：「新商品発表イベントの準備」や「システム開発の進行管理」など。 Step2：タスクを洗い出す 例： 新商品発表イベントを成功させるために必要なタスクをリストアップしてください。 条件： - 準備期間は3か月 - 大きな流れに沿って順序立てて出力 Step3：優先順位や担当者を割り当てる 例： 以下のタスクリストに、優先度（高・中・低）と想定担当部署を追記してください。 Step4：スケジュール化する 例： 以下のタスクを、3か月のプロジェクトスケジュールに沿って整理してください。 形式：週ごとのタイムライン ChatGPTで使えるプロンプト例 ToDoリスト形式 1週間の業務タスクをToDoリスト形式でまとめてください。 優先順位付きリスト 以下のタスクを「重要度」と「緊急度」でマトリクスに分類してください。 プロジェクト進行表 新規Webサイト開発プロジェクトのタスクを洗い出し、表形式で 「タスク名／担当者／期限／進捗状況」を出力してください。 ガントチャート風スケジュール 以下のタスクを3か月のガントチャート形式で整理してください。 ChatGPTを活用する際の注意点 実行管理は別ツールと連携する ChatGPTは「計画の作成」に強いですが、進捗の更新はTrello、Notion、Asanaなどの管理ツールに組み込むと効果的です。 タスクの粒度を調整する 大まかな計...

はじめに 社内規程やマニュアルは、会社運営に欠かせない重要なドキュメントです。 しかし、ゼロから作るとなると膨大な時間がかかり、「どんな書き方をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いはず。 そこで役立つのが ChatGPTを使った規程・マニュアル作成 です。 この記事では、ChatGPTで効率的に社内文書を整備する方法を紹介します。 ChatGPTで規程やマニュアルを作るメリット 叩き台を短時間で作れる ゼロから考える必要がなく、AIがベースの文章を数分で生成してくれます。 抜け漏れを防ぎやすい 「必要な章立てを出して」と依頼すると、一般的な構成を自動で提示してくれます。 用途に合わせたトーン調整が可能 フォーマル／分かりやすくカジュアル／教育用など、指定した口調で文章を作成できます。 ChatGPTで規程・マニュアルを作る手順 Step1：対象と目的を明確にする 「新人研修用マニュアル」なのか「テレワーク勤務規程」なのか、用途をはっきり伝えます。 Step2：ChatGPTに章立てを依頼する 例： テレワーク勤務規程を作成したいです。 条件： - 一般企業向け - 章立て形式で出力 - 労務管理や勤務時間のルールを含める Step3：具体的な内容を展開する 出力された章立てをもとに、「第1章だけ詳細に書いて」などと依頼すると、精度の高い文案が得られます。 Step4：自社のルールに合わせて修正する 最終的に、自社の実情や法的要件に沿うよう調整して完成させます。 ChatGPTで使えるプロンプト例 社内規程の叩き台を作る 中小企業向けの就業規則の叩き台を作成してください。 条件： - 日本の労働基準法を意識 - 労働時間・休暇・懲戒規定を含む マニュアルの作成 新入社員向けの業務マニュアルを作ってください。 条件： - 業務の流れをステップ形式で - 図解がある前提で文章を簡潔に フォーマット指定 以下の研修内容を、研修マニュアルの形式にまとめてください。 条件： - 「目的」「手順」「注意点」の3項目で出力 ChatGPTを活用する際の注意点 法的チェックは必須 労務規程や契約関連は、必ず専門家の確認を経てから運用しましょう。 社内特有のルールは反映する AIは一般的な内容を生成するため、自社固有の制度や慣習は追記が必要です。 更新のたびに...

はじめに プレゼン資料を作るとき、最も時間がかかるのが「構成を考える」段階です。 どんな順序で話すべきか、どの情報を強調すべきか、悩んで手が止まってしまう方も多いのではないでしょうか。 そんなときに役立つのが ChatGPTを使ったプレゼン資料の素案作成 です。 この記事では、ChatGPTを活用して効率よくスライド構成を考える方法を紹介します。 ChatGPTでプレゼン素案を作るメリット 構成づくりの時間を短縮できる ゼロから考えるより、AIに叩き台を作ってもらうことで効率化できます。 論理的な流れを整理できる 「問題 → 解決策 → 結果」といった定番フレームを自動で提示してくれるため、わかりやすい構成になります。 アイデアの幅が広がる 自分では思いつかなかった切り口をChatGPTが提案してくれることもあります。 ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る手順 Step1：プレゼンの目的を伝える まず「何のためのプレゼンか」をChatGPTに明確に伝えます。 例：「新規サービスの導入提案」「大学の研究発表」「営業プレゼン」など。 Step2：ChatGPTに構成を依頼する 例： 新規サービス導入を社内で提案するプレゼン資料の構成を作ってください。 条件： - スライドは10枚以内 - 問題提起 → 解決策 → 導入メリット → コスト → 結論 の流れ Step3：出力された構成をカスタマイズする ChatGPTが提示した素案をもとに、自分の会社やプロジェクトの実情に合わせて修正します。 Step4：スライド化する PowerPointやGoogleスライドに落とし込み、必要なデータや画像を追加して完成させます。 ChatGPTで使えるプロンプト例 シンプル構成を依頼する 新商品の紹介プレゼンの資料構成を5枚で考えてください。 詳細な流れを指定する 大学の研究発表用のプレゼン資料を作りたいです。 条件： - 15分の発表 - 背景 → 目的 → 方法 → 結果 → 考察 → まとめ の流れで作成 具体的なスライド内容まで依頼する 以下のサービス概要を基に、営業用プレゼン資料のスライド素案を作ってください。 条件： - 10枚 - 各スライドに「タイトル」「要点3つ」を出力 ChatGPTを活用する際の注意点 実データは自分で補足す...

はじめに 会議資料や報告書、調査レポートなど、仕事で扱う資料は年々増えています。 「全部読む時間がない」「要点だけ知りたい」というときに役立つのが ChatGPTを使った資料要約 です。 この記事では、ChatGPTで資料要約を効率化する具体的な手順や、使えるプロンプト例をご紹介します。 ChatGPTで資料要約するメリット 読む時間を大幅に短縮できる 数十ページある資料も、ChatGPTなら数分で要点をまとめてくれます。 要点を見落としにくい 「重要なポイントだけ抽出して」と依頼すれば、抜け漏れを防ぎながら整理可能です。 フォーマットを指定できる 「箇条書き」「表形式」「3行以内」など、用途に応じて出力を調整できます。 ChatGPTで資料要約をする手順 Step1：資料のテキストを準備する PDFならコピーしてテキスト化 長文の場合は分割して入力 Step2：ChatGPTに要約を依頼する 例： 条件： - 500文字以内 - 箇条書きで3点にまとめる 以下の文章を要約してください。 Step3：出力を確認・修正する 重要な部分が省略されていないか確認し、不足があれば追加指示します。 ChatGPTで使える要約プロンプト例 シンプル要約 以下の資料を300文字以内で要約してください。 箇条書き要約 以下の文章を5つの箇条書きで要約してください。 要点＋提案型要約 以下の報告書を要約し、課題と改善策をまとめてください。 表形式要約 以下の資料を「課題」「原因」「解決策」の3列の表にして要約してください。 ChatGPTで資料要約するときの注意点 長文は分割して入力する 無料版では入力できる文字数に制限があるため、数ページ単位で分割すると安定します。 正確性の確認は必須 AIは時に省略しすぎることがあります。重要な部分は人間の目でチェックしましょう。 社内資料は取り扱いに注意 機密情報を含む資料は、そのまま入力しないようにしましょう。 まとめ ChatGPTは資料要約に最適なツールで、読む時間を大幅に削減できる 手順は「資料を準備 → ChatGPTに要約依頼 → 出力を確認・修正」 プロンプトを工夫することで、箇条書き・表形式・改善策...