笑って咲く花になろう

はじめに 会議が終わった後、議事録は残るけれど 「結局、誰が何をやるのか分からない」 ということはありませんか？ そんなときに役立つのが、ChatGPTを使って議事録から アクションアイテム（実行すべきタスク） を抽出する方法です。 この記事では、ChatGPTを活用して「会議を成果につなげる」実践的なステップを紹介します。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出するメリット タスクの抜け漏れを防げる 人力で議事録を精査すると見落としがちですが、AIが自動で候補を洗い出してくれます。 担当者と期限を整理できる 「誰が」「いつまでに」という情報を強調して出力できるため、実務に直結します。 時間を大幅に短縮できる 1時間分の議事録から数分でタスクリストを生成可能。議事録作成の手間を大幅に削減できます。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出する手順 Step1：議事録を入力する 会議内容をテキストにしてChatGPTに貼り付けます。 Step2：抽出を依頼する 例： 以下の議事録から、アクションアイテムを抽出してください。 形式： - タスク内容 - 担当者 - 期限（わかる範囲で） Step3：担当者や期限を整理する ChatGPTに「表形式にしてください」と追加依頼すると、より実務で使いやすくなります。 Step4：管理ツールに反映する Trello、Asana、Notionなどに転記して進捗管理に活用しましょう。 ChatGPTで使えるプロンプト例 シンプル抽出 以下の議事録から、実行が必要なタスクだけを抽出してください。 表形式で整理 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを 「タスク内容／担当者／期限」で表形式にまとめてください。 優先度付き 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを抽出し、 「高・中・低」の優先度を付けて出力してください。 ChatGPT活用の注意点 議事録の精度が重要 議事録が不十分だと、AIも正確なタスクを抽出できません。要点を押さえた議事録を用意しましょう。 曖昧な部分は補足が必要 「検討する」「確認する」など曖昧な表現は、具体的に落とし込むのは人間の役割です。 個人情報・機密情報の扱い 外部のAIに入力する際は、社内規定に従...

はじめに 日々の業務やプロジェクト進行では、 「タスクの抜け漏れ」や「スケジュールの遅延」 が大きな課題になりがちです。 そこで役立つのが ChatGPTをタスク管理やプロジェクト管理のサポートツールとして活用する方法 です。 この記事では、ChatGPTを活用して業務管理を効率化する具体的な手順やプロンプト例を紹介します。 ChatGPTでタスク管理を行うメリット 抜け漏れ防止につながる ChatGPTに「タスクを洗い出して」と依頼すると、必要な作業をリストアップしてくれます。 優先順位を整理できる 「重要度と期限を基準に並べ替えて」と依頼すれば、優先度の高いタスクが明確になります。 柔軟に形式を変えられる 箇条書き・表形式・ガントチャート形式など、状況に合わせて出力可能です。 ChatGPTでタスク管理をする手順 Step1：プロジェクトの概要を伝える 例：「新商品発表イベントの準備」や「システム開発の進行管理」など。 Step2：タスクを洗い出す 例： 新商品発表イベントを成功させるために必要なタスクをリストアップしてください。 条件： - 準備期間は3か月 - 大きな流れに沿って順序立てて出力 Step3：優先順位や担当者を割り当てる 例： 以下のタスクリストに、優先度（高・中・低）と想定担当部署を追記してください。 Step4：スケジュール化する 例： 以下のタスクを、3か月のプロジェクトスケジュールに沿って整理してください。 形式：週ごとのタイムライン ChatGPTで使えるプロンプト例 ToDoリスト形式 1週間の業務タスクをToDoリスト形式でまとめてください。 優先順位付きリスト 以下のタスクを「重要度」と「緊急度」でマトリクスに分類してください。 プロジェクト進行表 新規Webサイト開発プロジェクトのタスクを洗い出し、表形式で 「タスク名／担当者／期限／進捗状況」を出力してください。 ガントチャート風スケジュール 以下のタスクを3か月のガントチャート形式で整理してください。 ChatGPTを活用する際の注意点 実行管理は別ツールと連携する ChatGPTは「計画の作成」に強いですが、進捗の更新はTrello、Notion、Asanaなどの管理ツールに組み込むと効果的です。 タスクの粒度を調整する 大まかな計...

はじめに 社内規程やマニュアルは、会社運営に欠かせない重要なドキュメントです。 しかし、ゼロから作るとなると膨大な時間がかかり、「どんな書き方をすれば良いのか分からない」と悩む方も多いはず。 そこで役立つのが ChatGPTを使った規程・マニュアル作成 です。 この記事では、ChatGPTで効率的に社内文書を整備する方法を紹介します。 ChatGPTで規程やマニュアルを作るメリット 叩き台を短時間で作れる ゼロから考える必要がなく、AIがベースの文章を数分で生成してくれます。 抜け漏れを防ぎやすい 「必要な章立てを出して」と依頼すると、一般的な構成を自動で提示してくれます。 用途に合わせたトーン調整が可能 フォーマル／分かりやすくカジュアル／教育用など、指定した口調で文章を作成できます。 ChatGPTで規程・マニュアルを作る手順 Step1：対象と目的を明確にする 「新人研修用マニュアル」なのか「テレワーク勤務規程」なのか、用途をはっきり伝えます。 Step2：ChatGPTに章立てを依頼する 例： テレワーク勤務規程を作成したいです。 条件： - 一般企業向け - 章立て形式で出力 - 労務管理や勤務時間のルールを含める Step3：具体的な内容を展開する 出力された章立てをもとに、「第1章だけ詳細に書いて」などと依頼すると、精度の高い文案が得られます。 Step4：自社のルールに合わせて修正する 最終的に、自社の実情や法的要件に沿うよう調整して完成させます。 ChatGPTで使えるプロンプト例 社内規程の叩き台を作る 中小企業向けの就業規則の叩き台を作成してください。 条件： - 日本の労働基準法を意識 - 労働時間・休暇・懲戒規定を含む マニュアルの作成 新入社員向けの業務マニュアルを作ってください。 条件： - 業務の流れをステップ形式で - 図解がある前提で文章を簡潔に フォーマット指定 以下の研修内容を、研修マニュアルの形式にまとめてください。 条件： - 「目的」「手順」「注意点」の3項目で出力 ChatGPTを活用する際の注意点 法的チェックは必須 労務規程や契約関連は、必ず専門家の確認を経てから運用しましょう。 社内特有のルールは反映する AIは一般的な内容を生成するため、自社固有の制度や慣習は追記が必要です。 更新のたびに...

はじめに プレゼン資料を作るとき、最も時間がかかるのが「構成を考える」段階です。 どんな順序で話すべきか、どの情報を強調すべきか、悩んで手が止まってしまう方も多いのではないでしょうか。 そんなときに役立つのが ChatGPTを使ったプレゼン資料の素案作成 です。 この記事では、ChatGPTを活用して効率よくスライド構成を考える方法を紹介します。 ChatGPTでプレゼン素案を作るメリット 構成づくりの時間を短縮できる ゼロから考えるより、AIに叩き台を作ってもらうことで効率化できます。 論理的な流れを整理できる 「問題 → 解決策 → 結果」といった定番フレームを自動で提示してくれるため、わかりやすい構成になります。 アイデアの幅が広がる 自分では思いつかなかった切り口をChatGPTが提案してくれることもあります。 ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る手順 Step1：プレゼンの目的を伝える まず「何のためのプレゼンか」をChatGPTに明確に伝えます。 例：「新規サービスの導入提案」「大学の研究発表」「営業プレゼン」など。 Step2：ChatGPTに構成を依頼する 例： 新規サービス導入を社内で提案するプレゼン資料の構成を作ってください。 条件： - スライドは10枚以内 - 問題提起 → 解決策 → 導入メリット → コスト → 結論 の流れ Step3：出力された構成をカスタマイズする ChatGPTが提示した素案をもとに、自分の会社やプロジェクトの実情に合わせて修正します。 Step4：スライド化する PowerPointやGoogleスライドに落とし込み、必要なデータや画像を追加して完成させます。 ChatGPTで使えるプロンプト例 シンプル構成を依頼する 新商品の紹介プレゼンの資料構成を5枚で考えてください。 詳細な流れを指定する 大学の研究発表用のプレゼン資料を作りたいです。 条件： - 15分の発表 - 背景 → 目的 → 方法 → 結果 → 考察 → まとめ の流れで作成 具体的なスライド内容まで依頼する 以下のサービス概要を基に、営業用プレゼン資料のスライド素案を作ってください。 条件： - 10枚 - 各スライドに「タイトル」「要点3つ」を出力 ChatGPTを活用する際の注意点 実データは自分で補足す...

はじめに 会議資料や報告書、調査レポートなど、仕事で扱う資料は年々増えています。 「全部読む時間がない」「要点だけ知りたい」というときに役立つのが ChatGPTを使った資料要約 です。 この記事では、ChatGPTで資料要約を効率化する具体的な手順や、使えるプロンプト例をご紹介します。 ChatGPTで資料要約するメリット 読む時間を大幅に短縮できる 数十ページある資料も、ChatGPTなら数分で要点をまとめてくれます。 要点を見落としにくい 「重要なポイントだけ抽出して」と依頼すれば、抜け漏れを防ぎながら整理可能です。 フォーマットを指定できる 「箇条書き」「表形式」「3行以内」など、用途に応じて出力を調整できます。 ChatGPTで資料要約をする手順 Step1：資料のテキストを準備する PDFならコピーしてテキスト化 長文の場合は分割して入力 Step2：ChatGPTに要約を依頼する 例： 条件： - 500文字以内 - 箇条書きで3点にまとめる 以下の文章を要約してください。 Step3：出力を確認・修正する 重要な部分が省略されていないか確認し、不足があれば追加指示します。 ChatGPTで使える要約プロンプト例 シンプル要約 以下の資料を300文字以内で要約してください。 箇条書き要約 以下の文章を5つの箇条書きで要約してください。 要点＋提案型要約 以下の報告書を要約し、課題と改善策をまとめてください。 表形式要約 以下の資料を「課題」「原因」「解決策」の3列の表にして要約してください。 ChatGPTで資料要約するときの注意点 長文は分割して入力する 無料版では入力できる文字数に制限があるため、数ページ単位で分割すると安定します。 正確性の確認は必須 AIは時に省略しすぎることがあります。重要な部分は人間の目でチェックしましょう。 社内資料は取り扱いに注意 機密情報を含む資料は、そのまま入力しないようにしましょう。 まとめ ChatGPTは資料要約に最適なツールで、読む時間を大幅に削減できる 手順は「資料を準備 → ChatGPTに要約依頼 → 出力を確認・修正」 プロンプトを工夫することで、箇条書き・表形式・改善策...

はじめに 日々の業務で意外と時間を取られるのが「メール文の作成」です。 依頼、謝罪、お礼、クレーム対応など、状況に応じた適切な文面を考えるのは手間がかかりますよね。 そんなときに便利なのが ChatGPTを使ったメール文案作成 です。 この記事では、ChatGPTを活用して効率よくメール文を作成する手順と、実際に使えるプロンプト例をご紹介します。 ChatGPTでメール文案を作るメリット 時間を大幅に削減できる 白紙の状態から書き始める必要がなくなり、短時間でメール文案を完成できます。 書き漏れや失礼を防げる 「要件」「依頼内容」「締めの言葉」など、抜けやすい要素をAIが自動で整えてくれます。 シーンに応じた文体を選べる カジュアルからフォーマルまで、トーンを指定するだけで文章を調整可能です。 ChatGPTでメールを自動作成する手順 Step1：メールの目的を整理する 「依頼したいのか」「謝罪したいのか」「情報共有なのか」をはっきりさせましょう。 Step2：ChatGPTにプロンプトを入力する メール文の目的や条件をできるだけ具体的に指示します。 例： 取引先の担当者に、来週の打ち合わせの日程調整をお願いするメール文を作成してください。 条件： - ビジネス向けの丁寧な言葉遣い - 複数の日程候補を提示する - 最後にお礼の一言を入れる Step3：出力を確認・修正する 固有名詞や細かい事情はAIでは分からないので、最終チェックを忘れずに。 ChatGPTで使えるメール文プロンプト例 依頼メール 上司に業務報告の確認を依頼するメールを作成してください。 条件： - ビジネスフォーマル - 件名と本文を含める 謝罪メール 納期が1日遅れてしまったことを謝罪するメール文を作成してください。 条件： - 誠実さが伝わるように - 今後の再発防止策を添える お礼メール 取引先に訪問後のお礼メールを作成してください。 条件： - 丁寧な文体 - 今後の継続的なお付き合いを希望する一文を追加 クレーム対応メール 顧客からの問い合わせに対する返信メールを作成してください。 条件： - お詫びから始める - 解決策を提示する - 今後のサポート体制についても言及する ChatGPTでメールを作る際の注意点 機密情報をそのまま入力しな...

ChatGPTで議事録を作ると便利な理由 議事録作成の手間を大幅に削減できる 会議が終わったあとに最も面倒なのが「議事録作成」です。 ChatGPTを使えば、文字起こしした会議メモを貼り付けるだけで、短時間で議事録形式にまとめてくれます。 要点を整理してわかりやすくまとめられる ChatGPTは大量のテキストから要点を抽出するのが得意です。 「議題ごとにまとめて」「決定事項を明記して」などと依頼すれば、見やすい議事録に仕上がります。 会議終了直後に共有できるスピード感 従来なら数時間かかっていた作業も、ChatGPTなら10分以内に完成可能。 チームメンバーへの共有もスムーズになります。 ChatGPTで議事録を作るために必要なもの ChatGPTアカウント（無料／有料） 無料版でも利用可能ですが、長時間会議や大量テキストを扱うなら有料版（ChatGPT Plusなど）が安心です。 会議の録音データ（Zoom・Teams・スマホ録音アプリなど） オンライン会議ツールには録音機能が標準搭載されています。 オフライン会議の場合はスマホのボイスメモでもOK。 文字起こしツール（Notta・Otter.ai・Whisperなど） ChatGPT単体では音声を直接処理できないため、まずは音声をテキスト化します。 無料でも使えるサービスが多いので導入は簡単です。 ChatGPTで議事録を作成する手順 Step1 会議を録音する ZoomやTeamsの録画機能を使うか、スマホで録音しておきましょう。 Step2 音声を文字起こしする 録音データを文字起こしツールにアップロードし、会話をテキストに変換します。 Step3 ChatGPTに依頼して議事録形式に整える 文字起こしデータをChatGPTに貼り付け、以下のように依頼します： 以下の会議メモを議事録にまとめてください。 - 日時 - 出席者 - 議題 - 議題ごとの要点 - 決定事項 - 次回のアクション Step4 出力を修正して最終版を仕上げる ChatGPTの出力結果を確認し、専門用語や固有名詞を調整すれば完成です。 議事録作成で使えるChatGPTプロンプト例 基本の議事録フォーマット指定 「以下の会議メモを、議題ごとに要点・決定事項・...