笑って咲く花になろう

はじめに 会議が終わった後、議事録は残るけれど 「結局、誰が何をやるのか分からない」 ということはありませんか？ そんなときに役立つのが、ChatGPTを使って議事録から アクションアイテム（実行すべきタスク） を抽出する方法です。 この記事では、ChatGPTを活用して「会議を成果につなげる」実践的なステップを紹介します。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出するメリット タスクの抜け漏れを防げる 人力で議事録を精査すると見落としがちですが、AIが自動で候補を洗い出してくれます。 担当者と期限を整理できる 「誰が」「いつまでに」という情報を強調して出力できるため、実務に直結します。 時間を大幅に短縮できる 1時間分の議事録から数分でタスクリストを生成可能。議事録作成の手間を大幅に削減できます。 ChatGPTでアクションアイテムを抽出する手順 Step1：議事録を入力する 会議内容をテキストにしてChatGPTに貼り付けます。 Step2：抽出を依頼する 例： 以下の議事録から、アクションアイテムを抽出してください。 形式： - タスク内容 - 担当者 - 期限（わかる範囲で） Step3：担当者や期限を整理する ChatGPTに「表形式にしてください」と追加依頼すると、より実務で使いやすくなります。 Step4：管理ツールに反映する Trello、Asana、Notionなどに転記して進捗管理に活用しましょう。 ChatGPTで使えるプロンプト例 シンプル抽出 以下の議事録から、実行が必要なタスクだけを抽出してください。 表形式で整理 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを 「タスク内容／担当者／期限」で表形式にまとめてください。 優先度付き 以下の議事録をもとに、アクションアイテムを抽出し、 「高・中・低」の優先度を付けて出力してください。 ChatGPT活用の注意点 議事録の精度が重要 議事録が不十分だと、AIも正確なタスクを抽出できません。要点を押さえた議事録を用意しましょう。 曖昧な部分は補足が必要 「検討する」「確認する」など曖昧な表現は、具体的に落とし込むのは人間の役割です。 個人情報・機密情報の扱い 外部のAIに入力する際は、社内規定に従...

はじめに 日々の業務やプロジェクト進行では、 「タスクの抜け漏れ」や「スケジュールの遅延」 が大きな課題になりがちです。 そこで役立つのが ChatGPTをタスク管理やプロジェクト管理のサポートツールとして活用する方法 です。 この記事では、ChatGPTを活用して業務管理を効率化する具体的な手順やプロンプト例を紹介します。 ChatGPTでタスク管理を行うメリット 抜け漏れ防止につながる ChatGPTに「タスクを洗い出して」と依頼すると、必要な作業をリストアップしてくれます。 優先順位を整理できる 「重要度と期限を基準に並べ替えて」と依頼すれば、優先度の高いタスクが明確になります。 柔軟に形式を変えられる 箇条書き・表形式・ガントチャート形式など、状況に合わせて出力可能です。 ChatGPTでタスク管理をする手順 Step1：プロジェクトの概要を伝える 例：「新商品発表イベントの準備」や「システム開発の進行管理」など。 Step2：タスクを洗い出す 例： 新商品発表イベントを成功させるために必要なタスクをリストアップしてください。 条件： - 準備期間は3か月 - 大きな流れに沿って順序立てて出力 Step3：優先順位や担当者を割り当てる 例： 以下のタスクリストに、優先度（高・中・低）と想定担当部署を追記してください。 Step4：スケジュール化する 例： 以下のタスクを、3か月のプロジェクトスケジュールに沿って整理してください。 形式：週ごとのタイムライン ChatGPTで使えるプロンプト例 ToDoリスト形式 1週間の業務タスクをToDoリスト形式でまとめてください。 優先順位付きリスト 以下のタスクを「重要度」と「緊急度」でマトリクスに分類してください。 プロジェクト進行表 新規Webサイト開発プロジェクトのタスクを洗い出し、表形式で 「タスク名／担当者／期限／進捗状況」を出力してください。 ガントチャート風スケジュール 以下のタスクを3か月のガントチャート形式で整理してください。 ChatGPTを活用する際の注意点 実行管理は別ツールと連携する ChatGPTは「計画の作成」に強いですが、進捗の更新はTrello、Notion、Asanaなどの管理ツールに組み込むと効果的です。 タスクの粒度を調整する 大まかな計...