📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第2回：ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】
はじめに 日々の業務で意外と時間を取られるのが「メール文の作成」です。 依頼、謝罪、お礼、クレーム対応など、状況に応じた適切な文面を考えるのは手間がかかりますよね。 そんなときに便利なのが ChatGPTを使ったメール文案作成 です。 この記事では、ChatGPTを活用して効率よくメール文を作成する手順と、実際に使えるプロンプト例をご紹介します。 ChatGPTでメール文案を作るメリット 時間を大幅に削減できる 白紙の状態から書き始める必要がなくなり、短時間でメール文案を完成できます。 書き漏れや失礼を防げる 「要件」「依頼内容」「締めの言葉」など、抜けやすい要素をAIが自動で整えてくれます。 シーンに応じた文体を選べる カジュアルからフォーマルまで、トーンを指定するだけで文章を調整可能です。 ChatGPTでメールを自動作成する手順 Step1：メールの目的を整理する 「依頼したいのか」「謝罪したいのか」「情報共有なのか」をはっきりさせましょう。 Step2：ChatGPTにプロンプトを入力する メール文の目的や条件をできるだけ具体的に指示します。 例： 取引先の担当者に、来週の打ち合わせの日程調整をお願いするメール文を作成してください。 条件： - ビジネス向けの丁寧な言葉遣い - 複数の日程候補を提示する - 最後にお礼の一言を入れる Step3：出力を確認・修正する 固有名詞や細かい事情はAIでは分からないので、最終チェックを忘れずに。 ChatGPTで使えるメール文プロンプト例 依頼メール 上司に業務報告の確認を依頼するメールを作成してください。 条件： - ビジネスフォーマル - 件名と本文を含める 謝罪メール 納期が1日遅れてしまったことを謝罪するメール文を作成してください。 条件： - 誠実さが伝わるように - 今後の再発防止策を添える お礼メール 取引先に訪問後のお礼メールを作成してください。 条件： - 丁寧な文体 - 今後の継続的なお付き合いを希望する一文を追加 クレーム対応メール 顧客からの問い合わせに対する返信メールを作成してください。 条件： - お詫びから始める - 解決策を提示する - 今後のサポート体制についても言及する ChatGPTでメールを作る際の注意点 機密情報をそのまま入力しな...