📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第2回：ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】

はじめに

日々の業務で意外と時間を取られるのが「メール文の作成」です。
依頼、謝罪、お礼、クレーム対応など、状況に応じた適切な文面を考えるのは手間がかかりますよね。

そんなときに便利なのが ChatGPTを使ったメール文案作成 です。
この記事では、ChatGPTを活用して効率よくメール文を作成する手順と、実際に使えるプロンプト例をご紹介します。

ChatGPTでメール文案を作るメリット

時間を大幅に削減できる

白紙の状態から書き始める必要がなくなり、短時間でメール文案を完成できます。

書き漏れや失礼を防げる

「要件」「依頼内容」「締めの言葉」など、抜けやすい要素をAIが自動で整えてくれます。

シーンに応じた文体を選べる

カジュアルからフォーマルまで、トーンを指定するだけで文章を調整可能です。

ChatGPTでメールを自動作成する手順

Step1：メールの目的を整理する

「依頼したいのか」「謝罪したいのか」「情報共有なのか」をはっきりさせましょう。

Step2：ChatGPTにプロンプトを入力する

メール文の目的や条件をできるだけ具体的に指示します。

例：


取引先の担当者に、来週の打ち合わせの日程調整をお願いするメール文を作成してください。
条件：
- ビジネス向けの丁寧な言葉遣い
- 複数の日程候補を提示する
- 最後にお礼の一言を入れる

Step3：出力を確認・修正する

固有名詞や細かい事情はAIでは分からないので、最終チェックを忘れずに。

ChatGPTで使えるメール文プロンプト例

依頼メール


上司に業務報告の確認を依頼するメールを作成してください。
条件：
- ビジネスフォーマル
- 件名と本文を含める

謝罪メール


納期が1日遅れてしまったことを謝罪するメール文を作成してください。
条件：
- 誠実さが伝わるように
- 今後の再発防止策を添える

お礼メール


取引先に訪問後のお礼メールを作成してください。
条件：
- 丁寧な文体
- 今後の継続的なお付き合いを希望する一文を追加

クレーム対応メール


顧客からの問い合わせに対する返信メールを作成してください。
条件：
- お詫びから始める
- 解決策を提示する
- 今後のサポート体制についても言及する

ChatGPTでメールを作る際の注意点

機密情報をそのまま入力しない（会社名・個人名は伏せ字推奨）
最終確認は必須（誤字や社内規定に沿った表現か確認）
トーンを明示する（カジュアル、丁寧、フォーマルなど）

まとめ

ChatGPTを使えば、依頼・謝罪・お礼・クレーム対応などのメールをスピーディーに作成できる
プロンプトに目的や条件をしっかり伝えるのが成功のコツ
最後は人の手で微調整して仕上げると実務で使えるレベルになる

メール作成の手間を減らせば、より重要な業務に集中できます。
ぜひ、日常業務の中でChatGPTを活用してみてください。

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

人気ブログランキングに参加しています。ぜひクリックをお願いいたします。

社会・経済ランキング

にほんブログ村

笑って咲く花になろう