📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」 第3回：ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】
はじめに
会議資料や報告書、調査レポートなど、仕事で扱う資料は年々増えています。
「全部読む時間がない」「要点だけ知りたい」というときに役立つのが ChatGPTを使った資料要約 です。
この記事では、ChatGPTで資料要約を効率化する具体的な手順や、使えるプロンプト例をご紹介します。
ChatGPTで資料要約するメリット
読む時間を大幅に短縮できる
数十ページある資料も、ChatGPTなら数分で要点をまとめてくれます。
要点を見落としにくい
「重要なポイントだけ抽出して」と依頼すれば、抜け漏れを防ぎながら整理可能です。
フォーマットを指定できる
「箇条書き」「表形式」「3行以内」など、用途に応じて出力を調整できます。
ChatGPTで資料要約をする手順
Step1：資料のテキストを準備する
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PDFならコピーしてテキスト化
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長文の場合は分割して入力
Step2：ChatGPTに要約を依頼する
例：
条件：- 500文字以内- 箇条書きで3点にまとめる
Step3：出力を確認・修正する
重要な部分が省略されていないか確認し、不足があれば追加指示します。
ChatGPTで使える要約プロンプト例
シンプル要約
箇条書き要約
要点＋提案型要約
表形式要約
ChatGPTで資料要約するときの注意点
長文は分割して入力する
無料版では入力できる文字数に制限があるため、数ページ単位で分割すると安定します。
正確性の確認は必須
AIは時に省略しすぎることがあります。重要な部分は人間の目でチェックしましょう。
社内資料は取り扱いに注意
機密情報を含む資料は、そのまま入力しないようにしましょう。
まとめ
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ChatGPTは資料要約に最適なツールで、読む時間を大幅に削減できる
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手順は「資料を準備 → ChatGPTに要約依頼 → 出力を確認・修正」
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プロンプトを工夫することで、箇条書き・表形式・改善策付きなど多様な要約が可能
まずは短い資料から試して、ChatGPTの要約力を実感してみましょう。
・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。
・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。
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