📚 連載企画：「AIでできる業務効率化シリーズ」第6回：ChatGPTでタスク管理＆プロジェクト管理をサポートする方法【効率化の実例】

はじめに

日々の業務やプロジェクト進行では、「タスクの抜け漏れ」や「スケジュールの遅延」 が大きな課題になりがちです。

そこで役立つのが ChatGPTをタスク管理やプロジェクト管理のサポートツールとして活用する方法 です。

この記事では、ChatGPTを活用して業務管理を効率化する具体的な手順やプロンプト例を紹介します。

ChatGPTでタスク管理を行うメリット

抜け漏れ防止につながる

ChatGPTに「タスクを洗い出して」と依頼すると、必要な作業をリストアップしてくれます。

優先順位を整理できる

「重要度と期限を基準に並べ替えて」と依頼すれば、優先度の高いタスクが明確になります。

柔軟に形式を変えられる

箇条書き・表形式・ガントチャート形式など、状況に合わせて出力可能です。

ChatGPTでタスク管理をする手順

Step1：プロジェクトの概要を伝える

例：「新商品発表イベントの準備」や「システム開発の進行管理」など。

Step2：タスクを洗い出す

例：


新商品発表イベントを成功させるために必要なタスクをリストアップしてください。
条件：
- 準備期間は3か月
- 大きな流れに沿って順序立てて出力

Step3：優先順位や担当者を割り当てる

例：


以下のタスクリストに、優先度（高・中・低）と想定担当部署を追記してください。

Step4：スケジュール化する

例：


以下のタスクを、3か月のプロジェクトスケジュールに沿って整理してください。
形式：週ごとのタイムライン

ChatGPTで使えるプロンプト例

ToDoリスト形式


1週間の業務タスクをToDoリスト形式でまとめてください。

優先順位付きリスト


以下のタスクを「重要度」と「緊急度」でマトリクスに分類してください。

プロジェクト進行表


新規Webサイト開発プロジェクトのタスクを洗い出し、表形式で
「タスク名／担当者／期限／進捗状況」を出力してください。

ガントチャート風スケジュール


以下のタスクを3か月のガントチャート形式で整理してください。

ChatGPTを活用する際の注意点

実行管理は別ツールと連携する

ChatGPTは「計画の作成」に強いですが、進捗の更新はTrello、Notion、Asanaなどの管理ツールに組み込むと効果的です。

タスクの粒度を調整する

大まかな計画だけでなく、「誰が」「いつまでに」という具体性を追加しましょう。

出力をそのまま鵜呑みにしない

AIの提案は一般的なものであり、自社の事情やリソースに合わせた修正が必要です。

まとめ

ChatGPTはタスク管理・プロジェクト管理の叩き台作成に最適
手順は「概要を伝える → タスク洗い出し → 優先順位 → スケジュール化」
プロンプトを工夫すれば、ToDoリストからガントチャートまで柔軟に生成可能
実務では管理ツールと組み合わせるとさらに効果的

・第1回「ChatGPTで議事録を自動作成する手順【初心者向け】」はこちら。

・第2回「ChatGPTでメール文案を自動作成する方法【ビジネス活用術】」はこちら。

・第3回「ChatGPTで資料要約を効率化する方法【長文を短時間で整理】」はこちら。

・第4回「ChatGPTでプレゼン資料の素案を作る方法【効率的にスライド構成を作成】」はこちら。

・第5回「ChatGPTで社内規程やマニュアルを簡単に作る方法【効率的にドキュメント作成】」はこちら。

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